Le 6 del mattino. Il telefono squilla, lo prendo in mano e il briefing della giornata è già lì: mail urgenti riassunte, calendario incrociato con le scadenze, tre cose da fare prima delle dieci. L'ha scritto una skill, al mio posto, mentre dormivo. Oggi vi spiego cos'è — e ne costruiamo una insieme.

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Sveglia alle 6. Allungo la mano sul comodino, prendo il telefono e prima ancora di alzarmi leggo cosa mi aspetta oggi. Un briefing operativo. Tre mail urgenti riassunte in due righe ciascuna. Il calendario incrociato con le scadenze della settimana. Tre cose da chiudere prima di pranzo. E in fondo, in piccolo, le due o tre cose che posso rimandare senza problemi.

L'ha scritto, alle 5:55, una skill che gira sul mio computer ogni mattina, partendo dalle mie mail, dal mio calendario e da una manciata di istruzioni che le ho dato una volta sola, mesi fa.

La parola "skill" gira da un anno fra chi usa l'AI seriamente, e la gente fa una di queste due facce: o annuisce fingendo di sapere cos'è, o si chiude perché suona come l'ennesima cosa tecnica da imparare. Oggi provo a spiegarla come si spiega ai bambini di cinque anni — alla Filadelfia, per chi ha visto il film — e poi ne costruiamo una insieme, una davvero utile: quella per i solleciti di pagamento.

Cos'è una skill, senza gergo

Pensate a un cuoco. Voi non gli rispiegate la ricetta della carbonara ogni sera in cui la ordinate. La ricetta è scritta una volta sola, nel ricettario del locale; il cuoco la legge ogni volta che gli arriva l'ordine, e cambia solo la variabile del momento (quante porzioni, se c'è chi non vuole il pepe, se serve senza glutine). La ricetta resta lì, stabile.

Una skill è la ricetta. È un'istruzione scritta una volta sola, che il modello di AI legge ogni volta che gli chiedete di fare quella cosa, in cui voi cambiate solo le variabili.

Un prompt singolo è l'ordine al cameriere. Una skill è la ricetta nel ricettario. Quando ne avete dieci, avete il vostro ricettario personale.

(Per chiarezza tecnica: nella piattaforma di Anthropic, "Skill" è anche il nome ufficiale di una funzionalità specifica di Claude. Ma il concetto è più largo. Negli altri chatbot la stessa idea passa sotto nomi diversi: "Custom GPT" in ChatGPT, "Gem" in Gemini, "Project Instructions" un po' ovunque. L'etichetta cambia, la sostanza è la stessa.)

Perché a un professionista dovrebbe interessare

La maggior parte del lavoro intellettuale ripetitivo è la stessa cosa con variabili diverse. Un sollecito di pagamento. Una prima bozza di lettera di diffida. Il riassunto di una sentenza in formato fisso. La preparazione di una riunione con un cliente nuovo. La risposta tipo a una richiesta ricorrente.

Se le fate a mano, pagate ogni volta il tempo per rifare. Con un prompt usa-e-getta pagate meno, ma lo riscrivete ogni santa volta. Con una skill scrivete la ricetta una sola volta, e da lì in poi date solo gli ingredienti del giorno.

Tre conseguenze pratiche, che ho visto sul mio lavoro nei mesi:

1. Il primo output è già al 70% di quello che vi serve, contro il 20% di un prompt scritto al volo. La rifinitura tocca a voi, ma non riscrivete da zero.
2. La qualità non oscilla con l'umore del giorno. La ricetta è la stessa anche il lunedì alle 9 e il venerdì alle 18.
3. Quando vi accorgete che qualcosa non funziona, correggete la ricetta. La correzione vale per sempre, su tutti i piatti futuri.

Costruiamone una insieme: la skill "sollecito pagamento"

Faccio il caso più universale che esista per un professionista o un imprenditore: il sollecito al cliente che non paga. Avvocati, commercialisti, consulenti, partite IVA con clienti vari: lo fate tutti, e quasi nessuno ha un sistema.

L'obiettivo della skill è semplice. Voi le date quattro cose:

• nome del cliente
• importo dovuto e numero di fattura
• data di scadenza scaduta
• a che giro siete (primo, secondo o terzo sollecito)

Lei vi sputa fuori un'email pronta, con tono graduato in base al giro.

Ecco l'istruzione completa. Apritela in Claude o in ChatGPT, salvatela come "Skill" / "Custom GPT" / "Project Instructions" a seconda di dove lavorate, e ci tornate ogni volta che vi serve.

Istruzione

Sei il mio assistente che scrive solleciti di pagamento. Quando ti do nome cliente, numero e data fattura, importo, data di scadenza scaduta e il giro a cui siamo (primo, secondo, terzo), produci un'email in italiano formale, oggetto + corpo, massimo 150 parole.

Tre toni a seconda del giro:

• Primo sollecito. Cortese. Dai per scontato il disguido. Niente minacce. Chiudi offrendo un canale per chiarimenti.
• Secondo sollecito. Formale. Richiami la precedente comunicazione. Indichi una nuova scadenza a sette giorni. Accenni a "ulteriori azioni" senza specificarle.
• Terzo sollecito (pre-legale). Asciutto. Costituisci in mora ai sensi dell'art. 1219 c.c. Indichi importo capitale, interessi al tasso legale dalla scadenza originaria, ultima scadenza a sette giorni, oltre la quale viene incaricato il legale per il recupero coattivo. Nessun tono isterico.

Cosa devi sempre includere: nome cliente, numero e data fattura, importo, scadenza originaria, riferimento alla comunicazione precedente quando esiste.

Cosa non devi mai fare: minacciare cose che non posso fare (segnalazioni alla Centrale Rischi, denunce penali per un debito civile); usare emoji; usare punti esclamativi; promettere sconti o dilazioni di tua iniziativa; firmare al posto mio — lascia "[firma]".

Quando ti manca un dato, chiedimelo prima di scrivere l'email.

Quattro righe di intestazione, una manciata di righe per i tre toni, due righe di cose-da-fare e due di cose-da-non-fare. Tutto qui. Il valore sta nel fatto che queste regole non le ridiscutete più, e l'output esce coerente ogni volta.

Versione Claude: la skill che vi consegna il file pronto da stampare

L'istruzione qui sopra funziona ovunque — ChatGPT, Claude, Gemini. Ma se usate Claude (Claude Desktop o Claude Code), potete fare un passo in più. In Claude esiste una funzionalità chiamata proprio "Skill": è più di un Custom GPT, perché oltre all'istruzione una Skill può leggere file, eseguire codice e — la parte che ci interessa oggi — generare documenti Word, PDF, Excel a partire da un vostro template.

Tradotto in pratica: il modello vi consegna direttamente il file .docx del sollecito, già impaginato sulla vostra carta intestata, pronto per la stampa o per essere allegato alla PEC. Non più copia-incolla dal chatbot a Word.

Si costruisce in tre passaggi.

1. Preparate il template. Salvate la vostra carta intestata come template_sollecito.docx (con logo dello studio, intestazione, dati di contatto, piè di pagina con P.IVA). Dove andrà il testo del sollecito, mettete tre segnaposti riconoscibili: [[DESTINATARIO]], [[OGGETTO]], [[CORPO]]. Niente di tecnico, sono parentesi quadre messe a mano.

2. Fate scrivere la skill a Claude. In Claude Code è preinstallata una skill di sistema chiamata skill-creator: serve esattamente a creare nuove skill, guidandovi nella struttura. Lanciatela così:

   "Usa skill-creator per creare una skill chiamata sollecito-pagamento. Inputs: nome cliente, numero e data fattura, importo, data di scadenza scaduta, giro (primo/secondo/terzo). Comportamento: genera il testo del sollecito secondo queste regole [incollate qui l'istruzione della versione base], poi riempie il file template_sollecito.docx sostituendo i segnaposti [[DESTINATARIO]], [[OGGETTO]], [[CORPO]] e salva l'output come sollecito_<NomeCliente>_<DataOggi>.docx."

   skill-creator scrive la skill al posto vostro, mette i file nella cartella corretta (.claude/skills/sollecito-pagamento/SKILL.md + il template), valida la struttura. Dieci minuti.

3. Usatela. Da quel momento basta scrivere a Claude: "Sollecito pagamento per Rossi Srl, fattura n. 47/2026 del 10 marzo, importo 3.200 €, scaduta il 9 aprile, secondo sollecito". Claude riconosce la skill, genera il testo nel tono giusto, riempie il template, vi consegna in cartella un file pronto: sollecito_Rossi_Srl_2026-05-24.docx. Lo aprite, date un'occhiata, firmate, stampate o allegate alla PEC.

Per chi non usa Claude Code

Lo stesso effetto è raggiungibile in due varianti più leggere:

• Claude.ai (web) o Claude Desktop: caricate il template_sollecito.docx come allegato della conversazione e chiedete a Claude di restituirvi il file riempito. Funziona, ma dovete riallegarlo a ogni nuova chat — a meno di salvare il tutto come Project, che è la versione di Claude più simile a una Skill vera.
• ChatGPT con Custom GPT: caricate il template come knowledge file in fase di configurazione del GPT. La generazione del .docx è meno affidabile di Claude quando il template ha logo immagine e tabelle nell'intestazione: testate prima su un sollecito vero.

Il vantaggio dello stile Claude (sia in Code sia in Desktop) sta nel fatto che la skill, una volta scritta, resta lì. Non la ricostruite ogni volta. Cresce con voi: aggiungete il quarto tono (cliente di lunga data), aggiungete una variante PEC, aggiungete il calcolo automatico degli interessi moratori (legali ex art. 1284 c.c. o commerciali ex D.Lgs. 231/2002, a seconda del rapporto). Ogni aggiunta vale per sempre.

Il primo errore che fanno tutti

Il primo errore è trattare la skill come un prompt singolo: la scrivete, la usate una volta, vi piace, la chiudete, la riscrivete da zero la settimana dopo. Buttato.

Il secondo errore va nella direzione opposta: la scrivete una volta e non la toccate più, anche quando vi accorgete che fa cose che vorreste diverse. La skill è viva. Quando vedete un output che non vi torna, aggiungete una riga all'istruzione ("non usare mai il condizionale di cortesia per il terzo sollecito"). Da lì in poi l'errore non torna, su nessun output.

Il terzo errore è darle pochi vincoli. Una skill che può fare tutto fa qualunque cosa, cioè niente di prevedibile. Più la stringete, più diventa utile.

Chiudo

La differenza fra usare l'AI e farsi servire dall'AI è una sola: chi scrive le ricette. Ogni professionista, oggi, dovrebbe averne almeno tre — scritte sul proprio lavoro — per i compiti che fa ogni settimana. Il sollecito pagamento è un buon primo perché è universale e a basso rischio. Il prossimo lo scegliete voi: la prima bozza di una lettera tipo, il riassunto di una sentenza in formato fisso, la preparazione della riunione del lunedì.

Se la scrivete questa settimana, fra un mese non riuscirete più a tornare indietro.

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Se avete una skill che usate già e funziona, scrivetemela in risposta: la pubblico (se siete d'accordo) in un prossimo numero, attribuita o anonima come preferite.

Happy prompting 🖖